Zintegrowana logistyka – jak system KANBAN usprawnia sprzedaż i obsługę klienta?

Zarządzanie sprzedażą i obsługą klienta w firmie wymaga najwyższej jakości działania na każdym etapie. Sprawnie działający proces produkcyjny to symbol profesjonalizmu i utrzymanie zaufania. Dlatego stosujemy rozwiązania, które jak najlepiej zaspokajają potrzeby efektywnej współpracy i podnoszą efektywność logistyki. W codziennym zarządzaniu stanami magazynowymi kontrahentów pomaga nam oprogramowanie, które stworzyliśmy na podstawie metodologii KANBAN, czyli japońskiego systemu planowania produkcji, obniżającego koszty i czas dostawy oraz eliminujący nieefektywne procesy.

KANBAN to metodyka wykorzystywana do optymalizacji procesów produkcyjnych. Powstała w latach 50. XX wieku w Japonii, a następnie została z powodzeniem wdrożona przez największe koncerny przemysłowe i firmy z sektora IT. Metodologia opiera się na znaczeniu dwóch japońskich słów – „kan” oraz „ban”, które oznaczają „widoczny” i „kartka papieru”, co razem tworzy tabliczkę informacyjną. Metodyka polega na wizualizacji procesu produkcyjnego, a jej najprostszy układ to trzy kolumny: „do zrobienia”, „w trakcie” i „zrobione”. Poszczególne zadania umieszcza się w odpowiedniej kolumnie w zależności od aktualnego statusu.

Jak system KANBAN działa w SIRIT Poland?

Na potrzeby usprawnienia działań w firmie i efektywnego zarządzania stanami magazynowymi własnymi oraz klientów opracowano system, który opiera się na metodologii KANBAN, ale został zmodyfikowany i dostosowany do działalności SIRIT. Głównym celem oprogramowania, z którym na co dzień pracuje firma jest oszczędność czasu i stałe zapewnienie klientom ustalonej ilości zapasów. Poprzez zintegrowanie usług logistycznych i działanie w systemie dostaw na czas (just in time) zarządzanie produktami z całego asortymentu odbywa się bez konieczności ingerencji zespołu czy działu zakupów. Dzięki temu klient, zamawiający konkretne materiały, otrzymuje zamówienie bezpośrednio do swojego magazynu. Takie zautomatyzowane działania minimalizują straty czasu oraz zasobów niezbędnych do zarządzania, a także obniżenie kosztów i znaczne usprawnienie działania firmy. Nie ma miejsca na zalegające zapasy, bo zamówienia realizowane są na rzeczywiste zapotrzebowanie klienta.

System, który powstał w myśl idei KANBAN sprawdza się we współpracy pomiędzy magazynami SIRIT i magazynami klientów. „Częstotliwość i liczba zamówień ustalane są na etapie projektowania usługi. Klient bezpłatnie otrzymuje dostęp do programu oraz skaner. Zamówiony towar przechowywany jest w dwóch kontenerach – jeden znajduje się w magazynie kontrahenta, a drugi w siedzibie naszej firmy” – mówi Grzegorz Sobczyk, Plant Manager SIRIT Poland. Kiedy pierwszy zapas się wyczerpuje i zgodnie z informacjami pochodzącymi ze skanera liczba produktów się zmniejsza, wtedy do klienta wysyłany zostaje pełny boks. W ten sposób zapewniona jest ciągłość zamówienia, uniknięcie opóźnień i zabezpieczenie odpowiedniej ilości towaru dla danego kontrahenta. Wszystko to odbywa się bez zaangażowania dodatkowych działów, jedynie pomiędzy magazynami.

System KANBAN to szereg udogodnień dla klientów, a najważniejsze z nich to przede wszystkim:

• zminimalizowanie zapasów magazynowych,
• wyeliminowanie braków magazynowych,
• mniejsza powierzchnia na magazyn,
• większa kontrola nad zasobami – porządek w magazynie,
• brak konieczności zarządzania logistyką przez zespół,
• bieżące śledzenie stanu zapasów i statystyk.

Wprowadzając system KANBAN nie tylko usprawniania się działanie produkcji i procesu logistycznego, ale także znacznie upraszcza się praca w dziale zakupowym. Główne zmiany po wdrożeniu systemu to m.in.:

• zminimalizowanie liczby analiz zapotrzebowania,
• zminimalizowanie liczby zapytań ofertowych,
• brak zamówień,
• brak przypomnień,
• mniejsza liczba dostawców do zarządzania,
• pomoc logistyczna,
• szybsze zamówienia,
• spersonalizowane opakowanie,
• monitoring całego procesu dostawy,
• obniżenie kosztów dostaw.

Zastosowanie systemu KANBAN to optymalizacja procesów magazynowych i logistycznych oraz minimalizacja dodatkowych kosztów. Stałe monitorowanie stanów magazynowych sprawia, że łatwiej jest o automatyzację i zmniejszenie powierzchni magazynu. Znajomość tych danych pozwala lepiej zarządzać procesami, a jednocześnie minimalizować odpady, zbędne zakupy, nieprzewidziane koszty, czy też unikać ewentualnego przestoju linii produkcyjnej.